Check-list complète pour réussir votre onboarding : nos 10 conseils
17 Mai. 2023
5 min de lecture
Vous avez terminé votre processus de recrutement. Désormais, place à la phase d’onboarding. Elle est capitale pour que votre nouveau collaborateur s’intègre facilement et rapidement au sein de votre entreprise. Pour cela, il existe quelques incontournables qui valorisent votre image de marque, et donnent envie à votre nouvel employé de s’engager dans son nouveau poste. Alors, voici nos 10 conseils pour réussir votre onboarding, et faire de vos nouveaux arrivants, des collaborateurs fidèles et motivés.
Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de votre entreprise, ce n’est pas juste le présenter à votre équipe le matin de son premier jour. Il y a en effet plusieurs éléments à anticiper lors d’un onboarding, et donc plusieurs services qu’il vous faut prévenir pour sa prise de poste :
Et ce n’est pas terminé ! Pour réussir un bon onboarding, pensez également à prévenir son futur manager et sa future équipe. Cela favorise l’intégration du nouvel arrivant, et permet d’organiser les tâches et les plannings à venir.
Les collaborateurs d’un service doivent en effet être prévenus pour accueillir comme il se doit leur nouvel équipier. C’est aussi l’occasion d’améliorer la réussite de son processus d’intégration.
Enfin, préparer l’onboarding de votre nouveau collaborateur, c’est aussi préparer son espace de travail afin qu’il puisse prendre son poste dans les meilleures conditions possibles :
Sachez par ailleurs qu’il existe des outils digitaux d’onboarding vous permettant de maintenir le lien avec votre futur collaborateur avant son arrivée. Ils permettent de :
Notre conseil : si vous n’avez pas prévu de Welcome pack, pensez à mettre une petite attention sur son poste de travail (une tablette de chocolat, un bonbon, ou un accessoire en rapport avec votre activité ou son futur métier).
Votre nouvelle recrue est dans les startings blocks (startings blocks : blocs de départ) , mais certainement un peu stressée depuis son recrutement. Alors, pour la mettre en confiance pour sa prise de poste, pensez à envoyer un mail ou un sms la veille (ou deux trois jours avant) pour lui montrer votre bienveillance et votre attention. Cela crée de la proximité, et met déjà un lien entre vous avant même l’arrivée du nouvel employé. Cela contribue à favoriser son onboarding.
Exemple : Bienvenue chez (nom de votre entreprise). Nous sommes ravis de vous compter parmi nous dès demain et vous attendons à votre poste avec un plaisir non dissimulé 😄 Le petit-déjeuner vous attend à 9h pour bien démarrer la journée, et notre aventure ensemble ! En attendant, dormez sur vos deux oreilles et soyez en forme 🤗
À noter : les logiciels d’onboarding vous permettent de gérer cela de manière efficace et automatisée.
Le Welcome pack est une attention appréciée des nouveaux collaborateurs. Cela prouve votre attention envers vos salariés en ayant pour optique de toujours leur faire plaisir. C’est un bon moyen de réussir votre onboarding. En effet, qui n’est pas heureux de recevoir des attentions ? Votre nouvelle recrue le sera assurément.
Le Welcome Pack peut être physique ou digitalisé. Dans tous les cas, il doit contenir :
À vous de voir ensuite ce qui peut être envoyé informatiquement pour éviter l’impression intempestive de papiers. Par exemple, le livret d’accueil et les documents administratifs (mutuelle, prévoyance, retraite, règlement intérieur, chartes IT, etc.) peuvent être transmis par voie électronique.
Vous pouvez en outre valoriser à ce stade la mise en place de votre outil le plus performant : le BSI !
Si vous choisissez de mettre des goodies, optez pour des goodies :
L’objectif : que votre nouvel employé puisse se servir de ce que vous allez lui offrir, tout en développant votre image de marque. Si vous ne l’avez pas encore mis en place, réfléchissez-y pour votre prochaine recrue !
Accueillir votre nouveau collaborateur, c’est le mettre à l’aise et en confiance. Pour cela, prenez le temps, quitte à vous bloquer la matinée. Il doit sentir qu’il est important dans votre quotidien et que vous ne bâclez pas son arrivée. L’intégration d’un nouvel employé est une tâche importante à ne pas négliger.
Pendant ce laps de temps ensemble, transmettez-lui toutes les informations importantes qui l’aideront pour son intégration et son travail :
Vous pouvez en profiter pour lui parler du BSI (Bilan Social Individuel) si vous l’avez mis en place au sein de votre structure. Ce document RH est un bon moyen pour lui de visualiser clairement et de manière exhaustive l’ensemble de ses avantages salariaux (rémunération fixe et variable, parcours de formation, mutuelle et prévoyance, titres de restauration, etc.). Cet outil vous aidera ensuite à le fidéliser et à le motiver. Pensez donc à le valoriser lors de votre onboarding. Vous pouvez l’intégrer dans votre processus d’intégration de nouveaux collaborateurs. C’est un atout puissant pour votre image de marque.
Si dans une situation particulière l’onboarding se fait à distance, prévoyez le même temps en visio. Soyez dans ce cas organisé pour évoquer tous les sujets nécessaires de manière dynamique pour ne pas perdre votre nouvelle recrue en route. Si le poste de votre nouveau collaborateur se fait en télétravail, pensez à maintenir un contact régulier avec lui par téléphone, mail et visio. Pensez surtout à lui présenter, même à distance, toutes les personnes qui peuvent lui être utiles au quotidien dans l’exercice de son activité.
Dans le cas où l’onboarding se fait physiquement dans votre entreprise, et pour créer une ambiance chaleureuse et détendue, prévoyez un petit déjeuner d’accueil 🥐 entre collaborateurs du même service au moins. Ce moment de convivialité permettra à tous de se présenter de manière informelle et accueillante. Il s’agit d’un moment de détente nécessaire au processus d’onboarding. Cela permettra assurément à votre nouveau collaborateur de se sentir bien dès son arrivée.
Vous avez prévu et préparé l’espace de travail du nouvel employé. C’est une bonne chose ! Mais il va sûrement devoir solliciter au quotidien d’autres services. Dans ce cas, prévoyez une visite des locaux de votre entreprise en présentant les salariés présents (physiquement ou en visio).
Ils pourront lui rendre service s’il en a besoin, notamment pendant sa période d’intégration. Il est important pour optimiser sa prise de poste que votre nouvelle recrue sache où il peut s’informer facilement. Il pourra ainsi être efficace et productif plus rapidement durant sa phase d’intégration.
Pour parfaire votre processus d’onboarding et poursuivre de mettre à l’aise votre nouveau collaborateur, vous pouvez l’inviter à déjeuner le midi avec toute sa nouvelle équipe, s’il est présent physiquement bien entendu. Ce second temps de détente permet de délier les langues, et de parler plus librement. C’est l’occasion pour le nouvel arrivant de trouver sa place.
Et si ce n’est pas possible, vous pouvez programmer en avance un afterwork après la journée de travail. L’intégration ne passe pas que par le poste de travail. Elle passe également par les relations professionnelles. Et pour cela, rien de mieux que de se réunir entre collaborateurs hors des horaires de travail. L’onboarding, c’est aussi la détente et la convivialité.
Réussir votre onboarding, c’est suivre votre nouveau collaborateur pendant toute sa période d’intégration. Prouvez-lui que vous ne le lâchez pas dans la nature, et que son travail est important. Pour cela, programmez dès son arrivée vos futurs entretiens sur les 6 mois à venir. C’est d’autant plus essentiel si l’onboarding doit se faire à distance.
Les entretiens vont vous permettre de valoriser les points positifs, et de recadrer les points d’amélioration. Cela oriente votre nouvelle recrue, à savoir ce qu’elle fait de bien, et ce qu’elle doit perfectionner. Et ça, c’est bon pour une relation gagnant-gagnant 🤝
Les entretiens individuels sont essentiels pour réussir son processus d’intégration. Votre recrue se sent alors prise en charge et réellement souhaitée au sein de votre entreprise. “On te veut dans notre équipe alors, nous allons t’aider à y arriver !” C’est ça réussir son onboarding.
Pour être accompagné pendant sa phase d’onboarding, pensez à attribuer un référent ou un binôme à votre nouveau salarié. Il guidera la recrue dans l’intégration de son nouvel environnement de travail. Il l’aidera aussi bien sur les parties connaissance, outil et technique, que sur le volet social en se familiarisant avec sa nouvelle équipe.
Réussir son processus d’intégration, c’est ne pas être seul. Alors, couplé aux entretiens individuels, le référent va apporter son approche objective et bienveillante à la prise de poste de votre nouvel arrivant. Cette étape est essentielle pour réussir son onboarding.
Si vous accueillez plusieurs candidats en même temps, ou à quelques jours d’intervalle, pensez à les inscrire dans le processus de formation des nouveaux arrivants. Cette période leur permettra d’intégrer les connaissances et la pratique nécessaire à l’exercice de son poste, mais aussi à s’approprier les valeurs de votre entreprise.
Les processus d’intégration collectifs des nouveaux collaborateurs sont l’occasion de créer un vrai sentiment d’appartenance à l’entreprise. Il suffit de deux personnes pour participer à ce genre de programme. Pour votre nouvelle recrue, c’est l’occasion de partager ce qu’il vit au moment où il le vit avec d’autres collaborateurs dans le même bateau !
Réussir l’onboarding de nouveaux collaborateurs, c’est :
En suivant ces différents conseils, vous donnez un privilège majeur à votre nouvelle recrue : celui de réussir son intégration et de tenir parfaitement son poste de travail !