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Vous avez terminé votre processus de recrutement. Désormais, place à la phase d’onboarding.

Elle est capitale pour que votre nouveau collaborateur s’intègre facilement et rapidement au sein de votre entreprise. Pour cela, il existe quelques incontournables qui valorisent votre image de marque, et donnent envie à votre nouvel employé de s’engager dans son nouveau poste.

Alors, voici nos 10 conseils pour réussir votre onboarding, et faire de vos nouveaux arrivants, des collaborateurs fidèles et motivés.

1 – Préparer l’arrivée

Préparer l’arrivée d’un nouveau collègue, ce n’est pas seulement le présenter à l’équipe le premier jour.

• le service RH : mise en place du contrat de travail de la nouvelle recrue, préparation des contrats de mutuelle, de prévoyance, de retraite s’il y a lieu, inscription à la formation ou au parcours d’intégration, création d’un profil RH, etc. ;
• la comptabilité : enregistrement des coordonnées bancaires du futur employé pour ses salaires à venir ;
• le service informatique : configuration d’un accès personnel, commande de matériel, accès au logiciel interne, création d’une adresse mail professionnelle, etc. ;
• le service du personnel : commande de matériels de bureau, de clé ou de badge, de titres de restauration, etc. ;
• le service marketing : préparation du Welcome pack (welcome pack : kit de bienvenu) spécial nouvelle recrue.

Et ce n’est pas terminé ! Pour réussir un bon onboarding, pensez également à prévenir son futur manager et sa future équipe. Cela favorise l’intégration du nouvel arrivant, et permet d’organiser les tâches et les plannings à venir.

Les collaborateurs d’un service doivent en effet être prévenus pour accueillir comme il se doit leur nouvel équipier. C’est aussi l’occasion d’améliorer la réussite de son processus d’intégration.

Qu’il puisse commencer à travailler dans les meilleures conditions possibles :

• attribution d’un bureau ;
• mise en place du matériel informatique et bureautique ;
• pose du Welcome pack spécial nouvelle recrue ;
• etc.

Sachez par ailleurs qu’il existe des outils digitaux d’onboarding vous permettant de maintenir le lien avec votre futur collaborateur avant son arrivée. Ils permettent de :

• lister les étapes du processus d’onboarding ;
• proposer différents formats pour transmettre les informations (vidéos, application, interface) ;
• interagir de manière ludique et dynamique ;
• mettre facilement à jour les informations ;
• envoyer le livret d’accueil ;
• optimiser la communication RH pour donner envie d’intégrer l’entreprise ;
• gagner du temps.

Notre conseil : si vous n’avez pas prévu de Welcome pack, pensez à mettre une petite attention sur son poste de travail (une tablette de chocolat, un bonbon, ou un accessoire en rapport avec votre activité ou son futur métier).

2 – Envoyer un message la veille

Votre nouvelle recrue est dans les startings blocks (startings blocks : blocs de départ) , mais certainement un peu stressée depuis son recrutement. Alors, pour la mettre en confiance pour sa prise de poste, pensez à envoyer un mail ou un sms la veille (ou deux trois jours avant) pour lui montrer votre bienveillance et votre attention. Cela crée de la proximité, et met déjà un lien entre vous avant même l’arrivée du nouvel employé. Cela contribue à favoriser son onboarding.

Exemple : « Bienvenue chez (nom de votre entreprise). Nous sommes ravis de vous compter parmi nous ! Nous vous attendons à 9h dès demain avec impatience 😄
Le petit-déjeuner sera prêt pour bien démarrer la journée, et démarrer notre aventure ensemble ! En attendant, dormez sur vos deux oreilles et soyez en forme. »

À noter : les logiciels d’onboarding vous permettent de gérer cela de manière efficace et automatisée.

3 – Préparer le Welcome Pack

Le Welcome pack est appréciée des nouveaux collaborateurs. Cela prouve votre implication spécifique envers vos salariés afin d’être à l’écoute de leurs besoins. C’est un bon moyen de réussir votre onboarding. En effet, qui n’est pas heureux de recevoir des attentions ? Votre nouvelle recrue le sera assurément

Le Welcome Pack peut être physique ou digitalisé. Dans tous les cas, il doit contenir :

• un mot d’accueil ;
• un livret d’accueil reprenant les valeurs et la culture de votre entreprise, ainsi que toutes informations utiles au nouveau salarié sur votre organisation ;
• des tickets restaurants s’il y a lieu ;
• un ou plusieurs goodies.

À vous de voir ensuite ce qui peut être envoyé informatiquement pour éviter l’impression intempestive de papiers. Par exemple, le livret d’accueil et les documents administratifs (mutuelle, prévoyance, retraite, règlement intérieur, chartes IT, etc.) peuvent être transmis par voie électronique.

Vous pouvez en outre valoriser à ce stade la mise en place de votre outil le plus performant : le BSI !

Si vous choisissez de mettre des goodies, optez pour des goodies :

• corporate, à l’effigie de votre marque : t-shirt, tote bag, mug, etc. ;
• pratique pour son poste de travail : clé USB, stylo, carnet, etc. ;
• plaisir : plante verte, bougie, place pour une exposition, bonbons, etc.

L’objectif : que votre nouvel employé puisse se servir de ce que vous allez lui offrir, tout en développant votre image de marque. Si vous ne l’avez pas encore mis en place, réfléchissez-y pour votre prochaine recrue !

4 – Prendre le temps d’accueillir le nouveau collaborateur

Accueillir votre nouveau collaborateur, c’est le mettre à l’aise et en confiance. Pour cela, prenez le temps, quitte à vous bloquer la matinée. Il doit sentir qu’il est important dans votre quotidien et que vous ne bâclez pas son arrivée. L’intégration d’un nouvel employé est une tâche importante à ne pas négliger.

Pendant ce laps de temps ensemble, transmettez-lui toutes les informations importantes qui l’aideront pour son intégration et son travail :

• référents ;
• numéros des collaborateurs utiles ;
• localisation des différents services ;
• fixation des objectifs ;
• fonctionnement et organisation de son équipe ;
• parcours de formation et/ou d’intégration ;
• etc.

Vous pouvez en profiter pour lui parler du BSI (Bilan Social Individuel) si vous l’avez mis en place au sein de votre structure.
Ce document RH est un bon moyen pour lui de visualiser clairement et de manière exhaustive l’ensemble de ses avantages salariaux (rémunération fixe et variable, parcours de formation, mutuelle et prévoyance, titres de restauration, etc.).
Cet outil vous aidera ensuite à le fidéliser et à le motiver. Pensez donc à montrer un exemple de BSI lors de votre onboarding.
Vous pouvez l’intégrer dans votre processus d’onboarding. Le BSI Wardy deviendra un atout puissant à votre image de marque.

Si dans une situation particulière l’onboarding se fait à distance, prévoyez le même temps en visio. Soyez dans ce cas organisé pour évoquer tous les sujets nécessaires de manière dynamique pour ne pas perdre votre nouvelle recrue en route.

Si le poste de votre nouveau collaborateur se fait en télétravail, pensez à maintenir un contact régulier avec lui par téléphone, mail et visio. Pensez surtout à lui présenter, même à distance, toutes les personnes qui peuvent lui être utiles au quotidien dans l’exercice de son activité.

5 – Prévoir un petit-déjeuner d’accueil

Dans le cas où l’onboarding se fait physiquement dans votre entreprise prévoyez un petit déjeuner d’accueil et vous obtiendrez une ambiance chaleureuse et détendue dans votre équipe. Ce moment de convivialité permettra à tous de se présenter de manière informelle et accueillante. Il s’agit d’un moment de détente nécessaire au processus d’onboarding. Cela permettra assurément à votre nouveau collaborateur de se sentir bien dès son arrivée.

6 – Faire visiter les locaux

Vous avez prévu et préparé l’espace de travail du nouvel employé. C’est une bonne chose ! Mais il va sûrement devoir solliciter au quotidien d’autres services. Dans ce cas, prévoyez une visite des locaux de votre entreprise en présentant les salariés présents (physiquement ou en visio).

Ils pourront lui rendre service s’il en a besoin, notamment pendant sa période d’intégration. Il est important pour optimiser sa prise de poste que votre nouvelle recrue sache où il peut s’informer facilement. Il pourra ainsi être efficace et productif plus rapidement durant sa phase d’intégration.

7 – Inviter à déjeuner le midi en équipe

Pour parfaire votre processus d’onboarding et poursuivre l’intégration de votre nouveau talent, vous pouvez l’inviter à déjeuner le midi avec toute sa nouvelle équipe, s’il est présent physiquement bien entendu.
Ce second temps de détente permet de délier les langues, et de parler plus librement. C’est l’occasion pour le nouvel arrivant de trouver sa place.

Si ce n’est pas possible, vous pouvez programmer en avance un afterwork après la journée de travail. L’intégration ne passe pas que par le poste de travail. Elle passe également par les relations professionnelles. Et pour cela, rien de mieux que de se réunir entre collaborateurs hors des horaires de travail. L’onboarding, c’est aussi la détente et la convivialité.

8 – Programmer les futurs entretiens

Réussir votre onboarding, c’est suivre votre nouveau collaborateur pendant toute sa période d’intégration. Prouvez-lui que vous ne le lâchez pas dans la nature, et que son travail est important. Pour cela, programmez dès son arrivée vos futurs entretiens sur les 6 mois à venir. C’est d’autant plus essentiel si l’onboarding doit se faire à distance.

Les entretiens vont vous permettre de valoriser les points positifs, et de recadrer les points d’amélioration afin d’orienter au mieux votre nouvelle recrue. Et ça, c’est bon pour une relation gagnant-gagnant.

Les entretiens individuels sont également essentiels pour réussir son processus d’intégration. Votre recrue se sent alors prise en charge et réellement désirée au sein de votre entreprise. “On te veut dans notre équipe alors, nous allons t’aider à y arriver !” C’est ça réussir son onboarding.

9 – Attribuer un référent

Pour être accompagné pendant sa phase d’onboarding, pensez à attribuer un référent ou un binôme à votre nouveau salarié. Il guidera la recrue dans l’intégration de son nouvel environnement de travail. Il l’aidera aussi bien sur les parties connaissance, outil et technique, que sur le volet social en se familiarisant avec sa nouvelle équipe.

Réussir son processus d’intégration, c’est ne pas être seul. Alors, couplé aux entretiens individuels, le référent va apporter son approche objective et bienveillante à la prise de poste de votre nouvel arrivant. Cette étape est essentielle pour réussir son onboarding.

10 – Intégrer au programme de formation nouveaux arrivants

Si vous accueillez plusieurs candidats en même temps, ou à quelques jours d’intervalle, pensez à les inscrire dans le processus de formation des nouveaux arrivants. Cette période leur permettra d’intégrer les connaissances et la pratique nécessaire à l’exercice de leur poste, mais aussi à s’approprier les valeurs de l’entreprise.

Les processus d’intégration collectifs des nouveaux collaborateurs sont l’occasion de créer un vrai sentiment d’appartenance à l’entreprise. Il suffit de deux personnes pour participer à ce genre de programme. Pour votre nouvelle recrue, c’est l’occasion de partager sur ces sentiments, ces ressentis etc. avec d’autres collaborateurs !

Réussir l’onboarding de nouveaux collaborateurs, c’est :

• prendre du temps ;
• bien le préparer ;
• suivre les nouveaux arrivants ;
• créer des moments de convivialité.

En suivant ces différents conseils, vous donnez un privilège majeur à votre nouvelle recrue : celui de réussir son intégration et de tenir parfaitement son poste de travail !