Astuces pour compléter sa base de données.

Le Bilan Social Individuel (BSI) est un document personnalisé permettant à chaque salarié de disposer d’une synthèse de son package global de rémunération (rémunération fixe, variable, épargne salariale, protection sociale, formation, avantages divers….).

Dans le processus de création d’un BSI, l’étape cruciale, et souvent délicate, est la création de la base de données. Elle doit être réalisée avec soin de manière à véhiculer un message percutant et pertinent.

Pas de panique ! Voici nos bons conseils pour réussir cette étape en toute simplicité et sans risque !

Il vous faut réunir toutes les données qui doivent constituer le Bilan Social Individuel (BSI) dans un même tableur Excel.

Ces dernières peuvent provenir de votre système de paie, de GTA, de gestion de la formation ou d’organismes externes (teneur de compte, assureur...).

Nous vous conseillons de rassembler toutes vos données sur le fichier de structure fourni par Wardy à l’étape 4 : ce dernier correspond à votre modèle de BSI.

Chose faite, passez à l’analyse de vos données  !

Quelques conseils concernant le format des données :

De manière générale, respectez bien les formats imposés par la structure du tableur Excel :

  • Numérique, alphanumérique, date, booléen : le format est indiqué dans l’onglet « Guide » du tableur Excel
  • Ne renseignez pas de sigles dans les cellules Excel de votre tableur (€, %...)
  • Décimales ou non : ne confondez pas « affichage » et « arrondi ». Si vous ne souhaitez pas de décimales, arrondissez vos données en utilisant une formule (fonction fx : arrondi (…;..)).

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes, toutefois veillez à ne pas les renommer.

N’en supprimez pas qui soient utiles à la conception de votre BSI et conservez bien celles qui sont obligatoires (matricule, échantillon…).

Wardy réalisera des tests de cohérence et mettra à votre disposition un rapport d’erreurs. Toutefois, voici quelques vérifications que vous pouvez préalablement réaliser afin de minimiser vos corrections après import du fichier :

  • A l’exception du format binaire (0 ou 1), les cellules comportant des 0 s’afficheront dans le BSI ; celles comportant des cellules vides ne s’afficheront pas et conditionneront souvent la disparition d’un texte
  • Si vous décidez d’afficher des montants négatifs dans votre fichier, ceux-ci apparaîtront sur le BSI et seront intégrés aux calculs
  • Vérifiez que votre fichier ne comporte aucun doublon de matricules
  • Vérifiez les données qui sortent de l’ordinaire (les montants très élevés, très bas…)

Ultime étape avant la validation de votre projet, la vérification d’un échantillon de BSI vous permettra de contrôler son contenu et sa forme. Voici quelques astuces pour bien choisir votre échantillon :

  • Couvrir toutes les versions de textes ou de schémas
  • Choisir des cas particuliers présentant des données élevées, basses, négatives et les cas sensibles (dirigeants, comex…)
  • Choisir un BSI « maxi » et un « mini » afin de visualiser le rendu global

Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation de Wardy et la création de votre prochain Bilan Social Individuel (BSI) ? Contactez-nous !

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