Comment faire un bilan social individualisé ? – Wardy

Le Bilan Social Individuel (BSI) est un dispositif de communication qui permet à vos salariés d’avoir une vision globale, détaillée et personnalisée de l’ensemble des éléments de rémunération et avantages sociaux qu’ils ont perçu au cours d’une année. Il permet donc de mettre en valeur la politique de rémunération de l’entreprise.

Les thèmes suivants y sont généralement abordés : la rémunération fixe et variable, l’épargne salariale, la retraite, la mutuelle, la prévoyance, la formation, le temps de travail et les avantages sociaux divers.

Wardy, première plateforme web du marché de conception des BSI, est le fruit de 25 ans d’expertise et de conseil auprès des entreprises en matière de rémunération, d’avantages sociaux et de capital humain. Wardy vous permet de concevoir le Bilan Social Individuel de vos collaborateurs en quelques clics de façon rapide, autonome, sécurisée et économique.

Vous êtes guidé tout au long du parcours. En toute liberté et à votre rythme, personnalisez vos couleurs, intégrer vos images et adaptez votre contenu.

Pour utiliser Wardy, vous devrez préalablement créer votre compte :

Depuis www.wardy.fr, cliquez sur le bouton Sign in en haut à droite et remplissez le formulaire de création de compte. Vous recevez un e-mail de confirmation qui vous permet d’activer votre compte et de vous connecter à Wardy.

Une fois connecté, il vous sera demandé quelques informations complémentaires sur votre entreprise et vous pourrez commencer votre premier projet de BSI

Wardy est construit autour de 5 étapes clés :

1. Définissez le projet

  • Saisissez le nombre de collaborateurs concernés par le BSI : il peut s’agir de l’ensemble de vos collaborateurs comme d’une partie (uniquement les collaborateurs en CDI, uniquement les collaborateurs ayant 1 an d’ancienneté, exclusion de certaines catégories telles que les personnes en longue maladie par exemple…)
  • Nommez votre projet : pensez à choisir un nom qui vous permettra d’identifier rapidement le BSI et sa période de réalisation

2. Choisissez le modèle

Cette étape vous permet de choisir un modèle de BSI et de le personnaliser graphiquement :

  • Choisissez le format : vous avez le choix entre un document de 2 ou 4 pages (au format A4)
  • Puis choisissez le modèle : vous avez le choix entre plusieurs styles graphiques
  • Enfin, personnalisez graphiquement votre modèle :
    • Sur la partie droite de votre écran vous pouvez :
      • Choisir un couple de couleur parmi ceux proposés
      • Choisir un couple de polices de caractère
      • Et enfin choisir un style de pictogrammes
    • Sur la partie gauche de votre écran : vos choix viennent s’appliquer automatiquement à la totalité de votre modèle.
    • A l’étape suivante, vous pourrez personnaliser le BSI avec des photographies (bibliothèque d’images par thématique). Vous souhaitez charger vos propres photos ? Wardy vous permet d’importer votre banque d’images

L’étape suivante vous permet de présenter votre modèle, au pôle communication ou aux personnes qui doivent donner leur avis sur le projet de BSI

Vous pouvez enfin valider votre modèle et passer à l’étape de personnalisation du contenu de votre BSI.
Vous souhaitez modifier vos choix en étape 3 ? Il vous suffira de cliquer sur le bouton « paramètres ».

3. Construisez le contenu

Sur la base du modèle mis à votre disposition, personnalisez maintenant les items et le contenu de votre BSI. Lors de votre première connexion, un parcours d’aide vous permet de prendre connaissance des différentes fonctionnalités de personnalisation du contenu.

  • Les blocs et les contenus : les modèles de BSI sont pré-rédigés et composés de blocs disposant d’un contenu par défaut, exemple : texte, graphiques ou encore images….
    Pour chaque bloc, si le contenu par défaut ne vous convient pas, il vous suffit de cliquer sur le bouton .
    Nous mettons à votre disposition une bibliothèque de contenus par bloc. Vous pouvez également choisir de vider totalement le bloc de son contenu pour le rédiger vous-même ou changer le type de chaque bloc (passer d’un bloc de type « texte » à un bloc de type « schéma » ou « image »).
  • Les variables : les textes comportent des variables facilement identifiables grâce aux guillemets qui les entourent. Elles correspondent aux données qui s’afficheront sur les BSI des salariés et sont répertoriées au sein d’une bibliothèque pour vous aider à créer votre BSI (bouton ).

    Chaque variable est identifiée par un code auquel sont associés un nom et un type :

    • Les noms des variables permettent de définir clairement et facilement la variable
    • Le code est composé des 3 premières lettres de chaque mot de la variable
    • Le type de la variable correspond à sa nature (monétaire, texte, nombre…)

    Vous pouvez aussi créer de nouvelles variables, de 2 manières :

    • Sélectionner un mot ou une phrase que vous souhaitez transformer en variable puis cliquez sur « Variable » puis « créer une variable »
    • Ou cliquer dans l’éditeur de texte puis cliquez sur « Variable » puis « créer une variable » (renseignez son type, son nom, le champ « valeur spécimen » et éventuellement le champ commentaire qui vous permettra de mieux la définir)
    • Cliquez sur valider et fermer. Votre variable est créée.

    Vous pouvez également modifier une variable existante ou supprimer une variable si elle s’avère inutile.

  • Les versions de textes : le BSI est un document individualisé pour chacun des collaborateurs. Le contenu des textes peut donc être différent d’un collaborateur à un autre ou d’une population à une autre, en fonction d’une ou plusieurs conditions. Il vous faudra donc créer pour certains blocs de textes, plusieurs versions de celui-ci.

    Pour créer une version :

    • Cliquez sur le bouton « modifier » d’un bloc : une « version A » s’affiche à droite. Vous avez la possibilité de dire si son contenu sera le même pour tous
    • Cliquez sur « NON » et créez une 1ère version de contenu en choisissant la variable et la condition d’affichage de votre texte
    • Cliquez sur « ajouter une nouvelle version », un onglet « version B » se crée automatiquement. Répétez la manœuvre pour créer le contenu !
    • Vous pouvez renommer les versions avec des titres plus explicites
    • Quand les conditions des versions sont complétées vous pouvez donc personnaliser le contenu du texte de chacune des versions.

    Sur votre BSI, en partie gauche, les versions figurent sur les blocs sous forme de petites étiquettes (A, B, C…). La création des versions est une étape cruciale du BSI. Il y a une corrélation forte entre les versions, les variables et la base de données. Il faut donc veiller à leur bonne cohérence.

4. Gérez les données

Découvrons maintenant comment compléter votre base de données !

  • Téléchargez le tableur Excel de votre modèle de BSI : il réunit les variables validées en étape 3.
    Ce tableur est composé de 2 onglets :
    • Le 1er onglet « Guide » qui répertorie l’ensemble des variables qui figurent dans votre modèle de BSI, classées par ordre d’apparition (nom, code, type, éventuels commentaires)
    • Le 2ème onglet « Data » reprend en ligne 1, l’intégralité des codes de variables. Il vous faut désormais compléter cet onglet avec les données de vos collaborateurs, en prenant soin de compléter une ligne par collaborateur et une colonne par information. Chaque collaborateur est identifié par son n° de matricule (code « MAT »).
    • Téléchargez aussi le modèle de votre BSI ainsi que la notice « Conseils pour compléter votre tableur », qui vous aidera à remplir votre tableur.
  • Une fois votre tableur complété avec les données des salariés, reconnectez-vous à Wardy et importez votre tableur. Des contrôles de cohérence sont automatiquement réalisés par Wardy. Vous pouvez, le cas échéant, télécharger un rapport d’anomalies afin de corriger votre fichier et réimporter votre tableur. Si vos erreurs ne sont pas bloquantes vous pouvez choisir de continuer en les ignorant.
  • Dans votre tableur figure une colonne dénommée « échantillon » qui vous permet de sélectionner les salariés dont vous pourrez visualiser le BSI complet avant la validation définitive de votre projet. Comment choisir votre échantillon ?
    • Avoir au moins une fois chaque version de texte
    • Choisir des cas extrêmes (données très élevées, très basses, négatives…)
    • Choisir un BSI très rempli et un BSI moins rempli.
    • Sélectionnez les salariés « sensibles » que vous souhaitez vérifier (dirigeants, IRP, etc)
  • Une fois votre tableur importé et vérifié, vous pouvez visualiser l’échantillon sélectionné (prévisualisation à l’écran ou téléchargement en PDF). Si vous remarquez des erreurs (contenu ou base de données) vous pouvez revenir aux étapes précédentes pour les corriger.

5. Finalisez le BSI

Une fois votre projet finalisé et validé, vous pouvez passer la commande de vos BSI, en version imprimée (avec choix du mode de distribution) ou en version PDF.

Complétez les informations de livraison et de facturation, visualisez le récapitulatif de votre commande et finalisez-la. Votre projet sera fabriqué dès réception du règlement.

Vous serez notifié par e-mail de sa mise à disposition ou de l’avancée de sa fabrication papier. Vous savez maintenant comment faire un bilan social individuel.

Pour offrir à vos salariés une vision personnalisée de leur rémunération globale, découvrez sans attendre Wardy en créant votre compte sur la plateforme !

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